“EnYoi is als LEGO. Je bouwt hoe en wat jij wilt"

“Als je groeit, komt je backoffice onder druk te staan. Dan kan je twee dingen doen. Of je werft aan, of je zoekt naar een oplossing om dat werk te verlichten.” Aan het woord is Bert Van de Velde, HR manager bij 4C Consulting. Zij gingen voor optie twee en kozen voor EnYoi.

 

 

“Wij gebruiken het hele pakket. Onze boekhouding, tijdsregistratie, HR, administratie… alles gebeurt via EnYoi. Op één onderdeel na: CRM. Maar dat ligt nogal moeilijk”, lacht Bert. 4C Consulting helpt bedrijven hun manier van werken en denken om te gooien. Van een productgerichte werkwijze naar een visie die zich op de klant toespitst. “Een onderdeel daarvan is de implementatie van Salesforce, waarvan wij partner zijn. Dus op dat gebied zaten we goed met onze eigen tool.”



 

“Maar voor onze andere processen hadden we hulp nodig”, blikt Bert terug. “Ons bedrijf groeide op twee jaar van een dertigtal werknemers naar bijna tachtig. De druk op onze backoffice nam toe. Maar daar extra aanwerven, was geen optie. Uiteraard willen wij groeien, maar wel met werkkrachten die bijdragen tot onze kerntaak.”

Te veel manueel werk

“We zochten dus naar een manier om die achterliggende administratie te verlichten. Dat was doelstelling nummer één. Er was te veel manueel werk. Er gebeurden geregeld fouten bij de input. Je moest soms drie keer iets copy-pasten in verschillende documenten – je kent het wel. Al die processen wilden we automatiseren en centraliseren in één omgeving.”

 

Van Google naar contract

Hoe kwam 4C dan terecht bij EnYoi? “Eerder toevallig, om eerlijk te zijn. Zij waren het eerste resultaat in Google. En omdat je ergens moet beginnen… Tijdens dat eerste gesprek hadden wij meteen een goed gevoel. Niet alleen over het product zelf, maar ook in de mensen achter de software. Natuurlijk babbelden we daarna ook eens met de concurrentie. Maar EnYoi was steeds in de running. En bleef uiteindelijk als enige over.”

 

Op maat van je eigen organisatie

“Wat ik zo geweldig vind aan EnYoi, is de enorme flexibiliteit. Hun pakket is als een grote doos vol LEGO. Je kiest de stukken die je wilt en gaat daarmee aan de slag. Zo bouw je een digitale omgeving op maat van je eigen organisatie en processen. Er zijn natuurlijk grenzen: als standaardpakket vertrekken ze steeds vanuit eenzelfde basis. Maar wat je daarop bouwt – daar kan je echt alle richtingen mee uit.”

 

Efficiënter en meer betrokkenheid

Het resultaat? “Een efficiëntere backoffice. En een hogere betrokkenheid bij onze medewerkers. Al hangen die twee ook samen.” Bert verduidelijkt met een voorbeeld. “Als je vroeger je onkosten indiende, legde je het bonneke op het bureau van de boekhouder. Die controleerde en gaf het manueel in. Daarna deed hij de overschrijving. Nu geven onze werknemers dat - net zoals hun verlofaanvragen - zelf in. Daarna volgt één controle van onze Office Manager en staat het geld al op de rekening. Minder werk voor die laatste, meer transparantie voor de werknemer. En zo ben je als backoffice weer in control.”

 

Beter zicht op je kerncijfers = betere beslissingen nemen

“Ook onze rapportage is enorm verbeterd. Als ik vroeger de kerncijfers wou, had ik daar allerlei tooltjes voor nodig. Daar een Excel uitdraaien en die dan combineren met een analyse uit een andere tool. Vandaag zitten al die functionaliteiten in één omgeving. Het is veel makkelijker om de juiste cijfers eruit te halen. Wat ook betekent dat je veel sneller en beter gefundeerde beslissingen neemt. En gerichter acties onderneemt op basis van cijfermateriaal. Vroeger zaten we toch een beetje in the dark, zal ik maar zeggen.”


Klaar om verder te groeien

“Met EnYoi legden we een basis voor verdere groei. Onze backoffice is er klaar voor. We staan vandaag zelfs veel verder dan ik verwachtte”, besluit Bert. “Want we werken constant aan nieuwe functionaliteiten die onze business vooruit helpen. Er dienen zich mogelijkheden aan waar we in het begin zelfs niet bij stilstonden. Zo zijn we nu bezig aan een cockpit speciaal voor onze managers en teamleaders. Een specifieke omgeving waar ze makkelijk en snel de prestaties van hun medewerkers opvolgen.