Proces Optimalisatie

Bron: Kees Zandbergen
Beheers je processen door de inzet van EnYoi!

Bij de medewerkers van EnYoi wordt het ingeprogrammeerd: Organiseren gaat over processen, en het optimaliseren van deze processen leidt tot een sterke organisatie. In elke bedrijf waar ik als consultant kom, vliegen de processen me om de oren. Soms opgestart door een mond, soms door een e-mail, maar ook door invoer in een boekingsprogramma of een instuurwizard. Iedereen heeft er dagelijks mee te maken! Maar waar ligt de sleutel tot succes? Hoe versterk je de processen waar je door wordt ondersteund bij de uitvoer van taken? Die ervoor zorgen dat je op tijd bent en die rust creëren voor jezelf en de mensen om je heen?

Do - Plan - Check - Act
Het advies voor de onderneming is om periodiek een brainstormsessie op de agenda te zetten. Neem als uitgangspunt dat elke processtap meetbaar en overdraagbaar moet zijn, dus teruggevonden moet kunnen worden in de database. Begin dan als eerste met het weggooien van alle losse lijstjes in Excel, Word en Outlook. (Het zijn fantastische programma's, maar ze zijn niet bedoeld voor de ondersteuning van processen). De tweede stap is te kiezen voor uniformiteit van vastlegging, wat wel betekent dat je zal moeten wennen aan een soort dwangbuis. Het directe voordeel zal zijn dat je niets meer dubbel hoeft vast te leggen, goede rapportages kan creëren en grip krijgt op de processen.

Lastig?
Waarom is het toch lastig uit te voeren als veel van de processen eigenlijk al worden uitgevoerd? Zie de optimalisatie ook als een proces waarbij de tijd nodig is om te rijpen. Als EnYoi Business Consultants denken wij graag mee om EnYoi als instrument in te zetten. Een voorbeeld van een eerste brainstormsessie vindt u in het EnYoi opleidingslokaal, bijvoorbeeld bij de Masterclass `Inkopen met Logistiek en Projecten'. Heeft u de commitment om er voor te gaan?